Implementar un ERP en una empresa es una decisión muy importante, de ello depende una gran inversión. Se trata de una de las resoluciones más importantes en la vida de una compañía y es por esto que surgen varias cuestiones ¿Es realmente necesario? ¿En qué me beneficia? ¿Cuánto tiempo lleva? ¿Realmente solucionará mis problemas? ¿Existe un margen de error?
Lo principal es saber cuáles son las necesidades de la compañía, qué se desea automatizar, por qué una transformación digital y qué significa simplificar tanto trabajo ¿Aumentar producción? ¿Menos horas de trabajo? ¿Más dinero? Es primordial saber qué es un ERP y qué apoyo representa para la empresa.
¿Por qué implementar un ERP en mi negocio?
Hay, al menos, 5 razones para implementar un ERP:
1. Integración de la información financiera
Cuando un administrador intenta entender la actuación global de la compañía, puede encontrar muchas “versiones diferentes de la verdad”. El área financiera tiene su propio conjunto de datos de ingresos, las ventas tienen otra versión y las diferentes unidades comerciales pueden tener cada una su propia interpretación de cuánto y cómo ellas contribuyeron a los ingresos. Es aquí cuando la solución es implementar un ERP ya que crea una sola versión de la verdad que no puede cuestionarse, porque todos usan el mismo sistema.
2. Información del cliente integrada
Los sistemas ERP pueden tomar los datos del pedido en la propia oficina del cliente y generar la órden de fabricación, si correspondiere, o despachar la mercadería y envíar la factura. Teniendo la información en un único sistema, en lugar de dispersarse entre muchos diferentes que no se pueden comunicar entre si, las compañías pueden rastrear los movimientos del cliente más fácilmente y coordinar la fabricación, los inventarios y el envío a diferentes destinos al mismo tiempo.
3. Estandarización y aceleración de los procesos de manufactura
Las compañías de manufactura, especialmente aquellas que tienen intención de hacer fusiones y adquisiciones, a menudo encuentran que las múltiples unidades de negocio emplean los mismos dispositivos para hacer un trabajo particular, usando métodos y sistemas de procesamiento diferentes. Los sistemas ERP se implementan con los métodos estandarizados para automatizar algunos de los pasos de un proceso industrial. Normalizando estos procesos y usando solo un sistema integrado de gestión, las empresas ahorran tiempo, incrementan la productividad y reducen los “dolores de cabeza”.
4. Reducción del inventario
El ERP ayuda al proceso industrial a fluir más fácilmente. Esto lleva a reducir los inventarios de productos en proceso y terminados. Además se obtienen mejoras significativas en el tiempo de entrega a los clientes. Para mejorar realmente, es necesario implementar un software de cadena de suministro (en inglés Supply Change Management).
5. Estandarización de la información de Recursos Humanos
En organizaciones con unidades de negocio múltiples, el área de recursos humanos no puede tener un método simple. El área de RRHH necesita unificarse con un sistema que permita rastrear las carreras de los empleados o conocer su productividad y comunicarse con ellos acerca de los beneficios y servicios. La implementación de un ERP resuelve la administración del capital humano.
¿Cuánto tiempo lleva implementar un software de gestión?
Las empresas que deciden implementar un ERP no siempre disponen de mucho tiempo para hacerlo pero es importante entender que un proceso importante y necesita tiempo. Muchas veces los proveedores de ERP afirman que el tiempo de implementación tiene un promedio de 3 a 6 meses. Tenemos que tomar eso como un promedio y no como la única verdad. A veces, los cortos períodos de implementación presentan imprevistos. Si bien no hay una serie de reglas estrictamente a seguir que nos aseguren una implementación exitosa, se recomienda seguir ciertas etapas de implementación de un ERP.
En los últimos años, sin embargo, los cambios impulsados por Internet redujeron el tiempo que se necesita para entregar módulos del ERP. Estas implementaciones más rápidas son el resultado de mejoras intensivas en los procesos de implementación y de una nueva categoría de entrega de software ERP conocida como a demanda o Software as a Service (SaaS). Por lo general, las aplicaciones bajo demanda y el ERP SaaS están organizadas por un tercero, y los clientes acceden a través de una conexión Internet. Debido a que el software no necesita implementarse de la forma tradicional, conocida como on-premise, los tiempos y recursos necesarios disminuyen de manera considerable.
Seis fases de una implementación de un software ERP
Las principales fases de una implementación de un software ERP, a nivel general, quedarían definidas de la siguiente forma:
1) Organización – Planificación del Proyecto
Esta etapa tendrá como objetivo determinar los recursos del proyecto, tanto técnicos como humanos, de igual manera deberá definirse los acuerdos de planificación de proyecto en cuanto a tiempos y horarios de trabajo. El equipo de trabajo deberá quedar definido, con los roles y responsabilidades de cada rol totalmente claras. Se recomienda además en esta etapa dejar instalado el software para garantizar desde un principio su correcto funcionamiento en el ambiente propio de la empresa. El siguiente cuadro es un ejemplo a los fines ilustrativos.
2) Modelamiento – Entendimiento de Negocio
El objetivo de esta etapa será llegar a un entendimiento común entre el equipo especialista del sistema y el equipo experto de la empresa en cuanto a cuáles son los procesos actuales de la empresa y cuáles son sus expectativas con respecto a la implementación del ERP.
3) Parametrización – Configuración y Desarrollo
En esta etapa se deberá configurar la herramienta bajo los parámetros definidos en la etapa anterior. De ser necesario se deberá además cumplir con los desarrollos o configuraciones especiales que se requieran. Además, esta etapa deberá ser la indicada para llevar a cabo pruebas de lo configurado así como pruebas de cualquier desarrollo o integración con otros sistemas que se haya requerido.
4) Preparación Final
El objetivo de esta etapa será el cubrir con todos los requerimientos previos a la salida en vivo. Aquí es donde se deberá llevar a cabo la capacitación de los usuarios finales así como la del administrador del sistema ERP. Adicional en esta etapa se deberá cumplir con pruebas finales del sistema, ajustes del mismo y preparación de saldos iniciales para la salida en vivo.
5) Puesta en producción o Go Live
Finalmente, esta etapa está orientada a la puesta en marcha del nuevo sistema. Su principal objetivo es salir del ambiente de pruebas y empezar a trabajar sobre una base definitiva de Producción. Adicional se enfoca en el soporte que se requiera durante las primeras semanas de trabajo así como en los ajustes de mejora de desempeño que puedan requerirse. Sin embargo, es necesario conocer que hay vida después de implementar un ERP.
6) Control de Proyecto
Esta es una etapa independiente de las fases previas y debería cumplirse durante todo el el proyecto de implementar un ERP. Su objetivo es llevar el control del mismo con respecto a cumplimiento de planificación, retrasos, pendientes, análisis y mitigación de riesgos, y toda actividad que apoye a un control de calidad de la implementación.
Adaptar el ERP a tu negocio
¿El ERP puede adaptarse a la forma de hacer negocios de tu compañía?
Para las empresas es crítico saber si sus maneras de hacer el negocio encajarán dentro de un paquete estándar de ERP antes de contratarlo y comenzar la implementación. La razón más común para que las compañías no se decidan en poner en marcha un proyecto de ERP es que éstas descubren que el software no apoya uno o alguno de sus procesos comerciales más importantes. Hay dos cosas que se pueden hacer:
- Se puede modificar el proceso para adaptarlo al software, lo que significará cambios de las viejas maneras de hacer el negocio. Con frecuencia esta forma de encarar el problema proporciona una o más ventajas competitivas. Por otra parte, impacta en los roles importantes de las personas y sus responsabilidades.
- Se puede modificar el software. En este caso el proyecto de implementación se retrasa. Pero hay otras consecuencias en el caso en el que se decida agregar o modificar código de programación. Por ejemplo, la actualización de las futuras versiones que liberará el proveedor.
Es innecesario decir que la implementación de un ERP es un proyecto de alcance muy amplio que impacta en toda la compañía y que, una vez en funcionamiento, aumenta la eficiencia operativa. Hay casos de implementaciones fallidas de ERP que sirven como aprendizaje, es importante saber qué pasó para poder prevenirse y lograr que el proyecto ERP salga lo mejor posible.
¿Qué son las plantillas o templates?
Las plantillas, o templates, son rutinas pre-escritas que realizan diversas tareas y que simplifican la implementación de un software de gestión. Son una forma rápida de poner a funcionar los requerimientos de la empresa. Debido a que la funcionalidad de las plantillas se ha hecho para empresas similares a la tuya e idealmente probadas, son fácilmente conectables o ensamblables con los módulos del ERP; ofrecen muchos de los beneficios de la personalización sin el riesgo de incurrir en exceso de tiempo y presupuesto. Las plantillas aportan más opciones que la posibilidad de configurar un software.
Limitaciones de los templates
La probabilidad de implementar un erp completo sin al menos algún código personalizado son mínimas
Sin embargo, cuanto menor es el código que se tiene que escribir, más agradable será el proyecto. Recuerde que una implementación exitosa depende del alcance, tiempos, calidad, costos, riesgos, recursos humanos y comunicación.
Algunos templates están disponibles en forma gratuita y otros tienen costos
Desde unos pocos dólares hasta miles, dependiendo de su origen y de la complejidad de la plantilla. Los principales sistemas ERP tienen disponibles bibliotecas de templates. A veces son propiedad del proveedor del software y, a veces, son ofertas del ecosistema del vendedor, principalmente propiedad de algún partner especializado. En la mayoría de los casos no hay garantía de que las plantillas de un origen se acoplen bien a las demás, pero todas ellos deben trabajar con el software ERP para el que fueron diseñadas.
La calidad de las plantillas de un ERP varían
Dependiendo del control de calidad practicado por el desarrollador. Algunas fueron hechas para un proyecto específico y lanzadas como un producto a último momento. Otras se desarrollaron cuidadosamente, con estándares del más alto nivel.
Los templates no son fáciles de instalar
Es altamente probable que necesite la ayuda de consultores para configurar correctamente los que son complejos. Considera que el proveedor de ERP no podrá darle soporte si hay un problema con una plantilla hecha por un tercero. La mayoría de los vendedores ofrecen asistencia sobre templates que fueron provistos por ellos mismos, aunque es probable que no sea del mismo nivel que en el caso del producto.
Debes probar a fondo una plantilla antes de usarla
Prestar especial atención a los límites de la plantilla. Por ejemplo, algunas están limitadas en la cantidad de usuarios que van a soportar simultáneamente. Otras pueden disminuir considerablemente la performance del sistema. Si va a comprar un template, no estaría mal contar un período de prueba para saber si va a trabajar de acuerdo a sus necesidades.
Los templates no son la solución ideal para resolver el dilema de personalización vs configuración, pero son una tercera opción que vale la pena examinar.
Por la división consultoría de EvaluandoERP.com